Tilojen käyttöön liittyvien strategisten tavoitteiden toteutuminen ja palveluverkon sopeuttaminen

Tavoite

Tavoitteena oli arvioida, onko tilojen käyttö tehostunut strategiakaudella, onko kaupunkitasoinen toimitilastrategia laadittu strategiaohjelman 2009–2012 mukaisesti ja miten eri hallintokunnille asetetut palveluverkkotavoitteet ovat toteutuneet. Helsingin strategiaohjelmassa 2009–2012 palveluverkkoon ja toimitiloihin liittyvinä tavoitteina olivat palveluverkon vastaaminen asukkaiden tarpeisiin kaupunkitilassa ja toimitilojen tehokas käyttö palvelujen vaikuttavuuden lisäämiseksi ja kustannusten vähentämiseksi. Lisäksi strategiaohjelmassa 2013–2016 tavoitteena on, että kaupungilla on edellytykset huolehtia omistamansa rakennus- ja tilakannan käyttöarvon säilymisestä.

Arvioinnin aineistona olivat haastattelut talous- ja suunnittelukeskuksessa ja kiinteistöviraston tilakeskuksessa sekä tarkastuslautakunnan 1. jaoston arviointikäynnillä kiinteistövirastosta saamat tiedot. Lisäksi tehtiin kysely niiden virastojen tilahallinnosta vastaaville, joille oli asetettu palveluverkkotavoitteita.

Johtopäätökset

Kaupungin tilojen kokonaisneliömäärä on kasvanut, koska hallintokuntien käytöstä vapautuneista tiloista ei ole pystytty luopumaan. Hallintokuntien oma tilankäytön optimointi ei siis vielä ole näkynyt hyötyinä kaupunkitasolla. Strategiaohjelman 2009–2012 mukainen tavoite kokonaisneliömäärän vähentämisestä ei ole toteutunut. Uudessa strategiassa tavoitteeksi onkin otettu toimitilojen kokonaispinta-alan säilyminen ennallaan.

Strategian tavoite tilojen käytön tehostamisesta on otettu hallintokunnissa vakavasti. Arvioinnin kohteena olleet hallintokunnat ovat pääosin onnistuneet tehostamaan tilankäyttöä suhteessa asukasmäärään ja opetustoimessa oppilasmäärään. Hallintokunnille asetetut palveluverkkotavoitteet ovat siis toteutuneet hyvin. On kuitenkin otettava huomioon myös voimakas asukasluvun kehitys. Tilojen määrää on onnistunut absoluuttisesti vähentämään arvioiduista vain muutama virasto. Tilojen käyttöä tulisi tarkastella hallintokunnissa kuitenkin tarkemmin, suhteessa käyttäjiin ja heidän tarpeisiinsa.

Hallintokuntarajat ylittävä yhteistyö tilojen käytössä alueellisesti ja yksittäisten kohteiden osalta on lähtenyt käyntiin kesäkuussa 2010 tehdyn palveluverkkotyön toimeenpanopäätöksen mukaisesti. Siinä havaittu ongelma, vaikeus muuttaa tiloja toiseen käyttöön, ratkeaisi ainakin osittain vähentämällä kaupungin omaa sääntelyä ja laatimalla yhteiset ohjeet virastoille.

Erillistä tilastrategiaa ei ole luotu kaupunkitasolle huolimatta tilakeskuksen esityksistä. Kaupunkitasoiselle tilaohjelmalle olisi kuitenkin tarvetta, koska tilakeskukselle annettu rooli tilojen omistajan edustajana, tilojen tehokkaan käytön ohjaajana ja tilakannan käyttöarvon säilyttäjänä ei ole nykyisin riittävän toimiva. Sisäiset vuokrat eivät tällä hetkellä vastaa tiloista aiheutuvia kustannuksia, mikä näkyy toimitilakiinteistöjen korjausvelan suurena määränä.

Vain osa kyselyyn vastanneista hallintokunnista katsoi, että kaupungin rakentamisen valvonta ja laatutaso ovat olleet riittäviä heidän hankkeissaan. Riittämätön rakentamisen ja sen laatutason valvonta vaikeuttaa kiinteistöjen arvon säilyttämiseen liittyvän strategisen tavoitteen saavuttamista.