Hankinta- ja kilpailuttamisosaaminen palveluhankinnoissa

Tavoite

Tavoitteena oli arvioida, onko virastojen ja laitosten hankinta- ja kilpailuttamisosaamisen taso parantunut strategiakautena 2009–2012 ja onko hankintastrategian 2011 mukaisia kehittämistoimenpiteitä toteutettu. Lisäksi arvioitiin sitä, ovatko tarkastuslautakunnan vuoden 2008 arviointikertomuksessaan esittämät suositukset toteutuneet.

Hankintaosaamisen parantaminen on ollut tavoitteena Helsingin strategiaohjelmissa 2009–2012 ja 2013–2016. Kaupunginhallitus hyväksyi 13.6.2011 Helsingin kaupungin hankintastrategian ja hankintojen kehittämisohjelman, jonka mukaan hankintojen yleistä ohjausta kehitetään perustamalla keskeisten hallintokuntien edustajista koottu Helsingin hankintojen ohjausryhmä.

Arviointiaineistona käytettiin aiheeseen liittyvää asiakirja-aineistoa, hankintakeskuksessa ja oikeuspalveluissa toteutettuja haastatteluja ja hallintokunnille laadittua kyselyä. Lisäksi tarkastuslautakunnan 1. jaosto teki arviointikäynnin hankintakeskukseen alkuvuodesta 2014.

Johtopäätökset

Virastojen ja laitosten hankinta- ja kilpailuttamisosaamisen taso palveluhankinnoissa on strategiakaudella jonkin verran parantunut. Osaamisen taso kuitenkin vaihtelee ja perusosaamisessa on yhä puutteita. Kaupunki on kehittänyt hankintaosaamista erityisesti hankintakäsikirjan ja asiakirjamallien avulla. Tietoisuus hankintalainsäädännöstä, ohjeiden käyttö ja siten hankintaprosessien sujuvuus on parantunut. Koska hankintatoimen lainsäädäntö ja oikeuskäytäntö kuitenkin muuttuvat jatkuvasti, osaaminen edellyttää jatkuvaa koulutusta ja tiedotusta.

Hankintastrategian kehittämisohjelman mukaisia toimenpiteitä on toteutettu, mutta niistä keskeisimmät eivät ole edenneet. Tarkastuslautakunta suositteli vuoden 2008 arviointikertomuksessaan, että keskushallinnon tulisi ottaa aiempaa tiukempi vastuu hankintaprosessien kulusta. Hankintastrategiaan 2011 kirjattiin kaupunkitasoinen hankintojen ohjausryhmä, mutta sitä ei ole perustettu. Tarkastuslautakunta suositteli myös, että hankintakeskuksen rooli vahvistuisi ja suurten virastojen hankintaosaamista vahvistettaisiin erityisesti sopimus- ja hankintajuridisissa asioissa. Yhteishankintojen päivittäminen on kuitenkin viivästynyt ja hankintojen keskittäminen on lisääntynyt hitaasti.

Vaikka juridista osaamista onkin lisätty, tarvetta on yhä lisätä erityisesti sopimusjuridista osaamista. Kaupungilla ei ole seurantajärjestelmää sopimusongelmiin puuttumiseksi. Sopimushallintajärjestelmän hankinta on pitkittynyt ja hankinnan jälkeen hallintokuntien sopimukset tulee vielä siirtää järjestelmään.

Virastot eivät käytä riittävästi oikeuspalvelujen ja hankintakeskuksen osaamista hankintoja tehdessään. Arvioinnin perusteella oikeuspalvelujen ja hankintakeskuksen asiantuntemuksen käyttäminen on liiaksi hallintokuntien oman harkinnan varassa. Hallintokuntien tulisi myös olla riittävän ajoissa yhteydessä hankintakeskukseen hankintaprosessin sujuvoittamiseksi. Arvioinnin perusteella hankintayhteistyötä ja yhteiskilpailutuksia olisi lisättävä.

Hankintakeskus voisi hyödyntää hankinta-asiantuntijaverkostoa aiempaa enemmän tiedon välitykseen hankintatoimessa tapahtuvista uudistuksista. Osa hallintokunnista tarvitsee tietoa myös hankintakeskuksen ja oikeuspalvelujen työnjaosta, kaupungilla tulossa ja meneillään olevista kilpailuttamisista ja puitesopimuksista.