Virastojen tietojärjestelmähankkeet

Tavoite

Arvioinnissa tarkasteltiin kustannusten ja hyötyjen etukäteis- ja jälkikäteisarvointia virastojen tietojärjestelmähankkeissa. Arvioinnin pääkysymykset olivat: 1. Ovatko virastot tietojärjestelmähankintoja tehdessään arvioineet järjestelmän hankkimisen hyötyjä sekä kustannusten ja hyötyjen välistä suhdetta? 2. Ovatko virastot jälkikäteen arvioineet ennakoitujen kustannusten ja hyötyjen toteutumista?

Tarkasteltavia hankkeita oli seitsemän, joista yksi oli keskeytynyt. Kuudesta toteutuneesta hankkeesta kolmessa järjestelmän kehittäminen jatkui vielä arviointiajankohtana, mutta järjestelmät oli kuitenkin otettu käyttöön viimeistään vuonna 2012.

Arviointi perustui pääosin sähköpostikyselyllä saatuihin tietoihin. Lisäksi toteutettiin haastattelu kaupunginkanslian tietotekniikka- ja viestintäosaston tietotekniikkayksikössä. Arviointiaineistona olivat käytettävissä myös tarkastuslautakunnan 1. jaoston arviointikäynnillä talous- ja suunnittelukeskukseen sekä hankintakeskukseen saamat tiedot. Arvioinnissa hyödynnettiin talous- ja suunnittelukeskuksen kokoamia hankekoosteita 2009–2011 ja tietotekniikan hankeohjelmia 2012–2013.

Johtopäätökset

Virastot eivät ole arvioineet tietojärjestelmähankintojensa kustannuksia ja hyötyjä arviointikysymyksissä oletetulla tavalla. Kustannusten ja hyötyjen välistä suhdetta ei ole analysoitu, koska arviointiin valikoituneet tietojärjestelmähankinnat on koettu pääosin pakollisiksi. Kustannusten etukäteisarvioinnissa oli puutteita eikä kaikkien hankkeiden osalta pystytty luotettavasti todentamaan, mitkä olivat hankkeen ennakoidut
kustannukset. Toteutuneet kustannukset pystytään pääsääntöisesti laskemaan, mutta hankkeiden seuranta tapahtuu lähinnä vuotuisena talousarvioseurantana eikä niinkään hankkeen kokonaisuuden tasolla. Monet hankkeet jatkuvat usean vuoden ajan eikä niistä aina laadita loppuraportteja. Hyötyjen etukäteisarviointi oli tehty perusteellisesti vain euromääräisesti suurimmassa hankkeessa. Sen osalta hyötyjä arvioitiin säännöllisesti myös jälkikäteen. Muissa hankkeissa järjestelmän ennakoidut ja toteutuneet hyödyt eivät olleet niin selkeästi mitattavissa.

Vuosien 2009–2011 hankeohjelmista poimituissa hankkeissa kustannusten arvioinnin puutteet osaltaan heijastelivat sitä, ettei kaupungin hankeohjelmamenettely vielä tuolloin edellyttänyt kovin tarkkaa kustannusten analyysiä. Kaupungin hankeohjelmamenettelyn kehittyminen viime vuosina ja erityisesti kaupungin yhteisen projektisalkunhallintavälineen eli ICT-salkun käyttöönotto vuonna 2013 voi jatkossa toimia välineenä hankkeiden budjetin arvioinnille ja seurannalle. ICT-salkku on kuitenkin vain väline, jonka käytön syvällisyys riippuu hallintokunnan aktiivisuudesta.

Arvioinnin kohteeksi valikoituneista hankkeista monessa oli se tilanne, että kaupunki oli riippuvainen järjestelmätoimittajasta. Toimittajariippuvuuden keventäminen ei ole vielä suoranaisesti ollut kaupungin tavoitteena, mutta avointen rajapintojen edistämiseen liittyviä tavoitteita on ollut sekä strategiassa että tietotekniikkaohjelmassa. Vuoden 2014 talousarvion laatimisohjeissakin on edellytetty, että uusissa hankittavissa sovelluksissa on huomioitava avoimet rajapinnat ja yhteensopivuudet. Nykyisen tietotekniikkaohjelman kausi päättyy vuonna 2014. Uuden tietotekniikkaohjelman valmistelussa on siten mahdollista huomioida toimittajariippuvuuden keventämiseen liittyviä toimenpiteitä.