Ibruktagande av personal- och löneförvaltningssystemet Sarastia

Syftet med utvärderingen

Helsingfors stad införde personal- och löneförvaltningssystemet Sarastia i april 2022. Revisionsnämnden beslutade att inkludera temat i sin utvärderingsplan då det uppstod allvarliga problem med stadens löneutbetalning. Revisionsnämnden hörde borgmästaren, flera tjänsteinnehavare och Sarastias verkställande direktör samt företrädare för personalen. Dessutom fanns dokumentation och en utomstående utredning som staden lät utföra tillgängliga.

Slutsatser

Upphandlingen av personal- och löneförvaltningssystemet bereddes enligt en snabb tidtabell. På grund av den strama tidtabellen var tiden för förberedelserna inför ibruktagandet av Sarastia för kort. Staden var tvungen att ta emot Sarastia-systemet oavslutat, men å andra sidan var staden själv inte tillräckligt förberedd för att börja använda systemet. Testningen av systemet och utbildningen för användarna var inte tillräckliga. Konversionsdata som överfördes till systemet innehöll många fel, vilket förvärrade situationen. För löneberäkningen och stadens anställda var det kritiskt att det uppstod fler fel än vad Talpa kunde rätta till. Felen i löneutbetalningen har försvårat vardagen för stadens arbetstagare samt skadat stadens anseende och medfört betydande extra kostnader.

I samband med införandet av Sarastia satsades inte tillräckligt på att genomföra förändringen eller leda den inom hela organisationen. Införandet av systemet var bristfälligt bland annat i fråga om ledningen, personalens kunnande, Sarastias användbarhet och prestanda samt att det inte krävdes någon enhetlig verksamhetsmodell på stadsnivå. I början fastställdes ingen sådan ägare till projektet som skulle ha haft ansvaret och resurserna för ett framgångsrikt genomförande av hela projektet, utan ansvaret delades mellan stadskansliets personalavdelning och digitaliseringsenheten.

Stadskansliet misslyckades både med den externa och den interna kommunikationen. Ansvarsfördelningen för kommunikationen upplevdes som oklar, och till exempel kommunikationen till personalen och stadsfullmäktige som otillräcklig. Enligt personalorganisationernas uppfattning når kommunikationen via intranätet endast en del av personalen.