Henkilöstö- ja palkkahallintojärjestelmä Sarastian käyttöönotto

Arvioinnin tavoite

Helsingin kaupunki otti henkilöstö- ja palkkahallintojärjestelmä Sarastian käyttöön huhtikuussa 2022. Tarkastuslautakunta päätti ottaa aiheen arviointisuunnitelmaansa, kun kaupungin palkanmaksussa ilmeni vakavia ongelmia. Tarkastuslautakunta kuuli pormestaria, useita viranhaltijoita ja Sarastian toimitusjohtajaa sekä henkilöstön edustajia. Lisäksi käytettävissä oli asiakirja-aineistoa ja kaupungin aiheesta teettämä ulkopuolinen selvitys.

Johtopäätökset

Henkilöstö- ja palkkahallintojärjestelmän hankinta valmisteltiin nopeassa aikataulussa. Aikataulupaineen vuoksi valmistautumisaika Sarastian käyttöönottoon jäi liian lyhyeksi. Kaupunki joutui ottamaan Sarastia-järjestelmän vastaan keskeneräisenä, mutta toisaalta kaupunki ei itsekään ollut riittävästi valmistautunut järjestelmän käytön aloittamiseen. Järjestelmän testaus ja käyttäjille annettava koulutus eivät olleet riittäviä. Järjestelmään siirretty konversiodata sisälsi paljon virheitä, mikä pahensi tilannetta. Palkanlaskennan ja kaupungin työntekijöiden kannalta oli kriittistä, että virheitä syntyi enemmän kuin Talpa pystyi korjaamaan. Palkanmaksun virheet ovat vaikeuttaneet kaupungin työntekijöiden arkea ja aiheuttaneet kaupungille mainehaittaa sekä merkittävästi ylimääräisiä kustannuksia.

Sarastian käyttöönotossa ei panostettu riittävästi muutoksen toteuttamiseen ja sen johtamiseen koko organisaatiossa. Käyttöönotossa oli puutteita muun muassa johtamisessa, henkilöstön osaamisessa, Sarastian käytettävyydessä ja suorituskyvyssä sekä siinä, että kaupunkitasolla ei edellytetty yhteneväistä toimintamallia. Hankkeelle ei asetettu alussa omistajaa, jolla olisi ollut vastuu ja resurssit huolehtia koko hankkeen onnistuneesta toteutuksesta, vaan vastuu jaettiin kaupunginkanslian henkilöstöosaston ja digitalisaatioyksikön kesken.

Kaupunginkanslia epäonnistui sekä ulkoisessa että sisäisessä viestinnässä. Viestinnän vastuunjako koettiin epäselväksi, ja esimerkiksi viestintä henkilöstölle sekä kaupunginvaltuustolle koettiin riittämättömiksi. Henkilöstöjärjestöjen näkemyksen mukaan viestiminen intran kautta tavoittaa vain osan henkilöstöstä.